“无纸化”办公的惨败：为啥行不通？

在科技时代，纸张似乎是过时的代名词。纸张没有记忆也不能联网。而数码玩意儿开始发声，型号外形不同、功能各异的电脑不断扩散，纸张这种使用了近6千年的通讯玩意竟仍能大行其道渐渐刺激了新的时代思潮的时髦人士。

　　一些数码时代的纠察思想家开始着手埋葬纸张。加利福尼亚的未来研究所的总监保罗·萨福在1992年的一篇文章中称:“在未来，纸张只会在比喻中才出现……10年后，数码纸张及可卷式电脑将成为商业的客观存在。”

　　“无纸化办公”:缺乏安全感的产物

　　值得庆幸的是，这个时代的人基本上都知道许多预言本来就不会太准。以纸张为例，虽然在电子业它可能成为一种比喻，但是它仍固守自己的真实价值。越多的数码资讯在世界各地流传，越多的人想将这些资讯打印出来。从1992年至2002年，全球纸张和卡纸的消耗量从2.5亿吨上升到3.25亿吨。

　　有些空想家说:“无纸化办公”其实是许多人缺乏安全感的产物。就像小孩眼见周围的世界正飞速发展想跟上其步伐一样。当科技股票价值狂涨之时，那些老板们就越来越想证明自己“跟得上形势”，而要证明他们果真如此就是推崇“无纸化”的观点。

　　“无纸化办公”的惨败

　　他们中有一部分人于是要自己的员工执行这一想法。其中最富戏剧性的一幕发生在美国佳德广告公司(Chiat/Day)里。在1993年，这个广告公司的老板瑞·佳(Jay Chiat)在一个滑雪的斜坡上突然来了灵感，认为他的员工的思想正是被他们所处的一个个工作区域间隔禁锢了，把他们从那些小间隔里解放出来就意味着解放他们的思想。于是，这间广告公司进行了重新装修，取消了桌子和文件柜，只设了沙发和开会用的会议室，总之办公室里没有任何存放纸张的地方，当然，看来没人需要存什么纸张嘛!

　　结果，佳德广告公司里的员工在失去“禁锢”后的行为与任何一个痛失家园的难民没有什么两样:他们想尽办法重建自己的领地。一个女职员买了一架红色的婴儿车，把她的纸文件放进车里在走廊里随身拖出拖进。更多的员工把自己车子的车尾箱当作桌子，在车尾厢里存放自己的文件和笔记本，如果遇上什么会议，就可以看到他们就在公司和停车场间来回奔走。后来几伙职员干脆长期霸占会议室，公司里临时搭建的简陋桌子越来越多。这公司最终的结局是被一个传统的对手买走，终于一切又回复了正常。

　　公共设施也曾中“无纸化”的陷阱。2001年，英国政府花2亿英镑(约为2.9亿美元)实施“无纸化学校”的项目，实施了此项目的阿斯通男爵学校不久就重新使用纸笔，预示了这个计划的最终灭亡。

　　电脑不及纸张灵活

　　在过去的数年中，科技股的狂升蒙蔽了未来派们的眼睛。随着科技股的退烧人们也开始重新认识纸张这种“旧事物”的重要性。理察德·哈珀(Richard Harper)及艾比格尔·希玲(Abi gail Sellen)最近就写了一本书指出纸张在许多工作场合仍有惊人的重要性。

　　例如，航空交通管制这个行业似乎可以无纸化办公——这项工作职责不过是监控入港的航班并预报它们下一步的动作，这是一个涉及测量及数学的工作，似乎可以完全电子化。但纸张在航空交通管理的工作上仍扮演着不可或缺的角色。

　　在英国的航空交通监控部，有关进港航班的资料就打印在一张纸上，当飞机进入监控区域时，诸如速度和高度的变化等资料都能在这张纸上找到。正是按照这张纸上列明的资料，监控部不同小组的人可以各司其职。在一些较忙的时段，一个小组可能会收到50多张这样的纸。航空交通管理部门想了很多办法取代这些纸，最后发现，要取代这些纸最有效的办法就是缩小监控员的工作范围。因为工作范围越大，事情就越复杂，用这种纸张记录资讯就非常必要。这个发现也说明了无纸化办公所以难实施的一些问题:纸张能够注释比电脑屏幕更多的内容;纸张上记录的资料比电脑屏幕更容易被大家一起看到;纸张能够传来传去，因此可以传递更多的资讯。

　　为了观察纸张和电脑对人们工作的影响有何不同，哈珀和希玲请世界货币基金组织的10个人参加他们的实验:其中5人用纸和笔工作，另外的5人则只用电脑，他们的工作是归纳众多的报告。

　　用纸笔的那一组将各种报告放在桌上，必要时将它们传来传去、在上面作标注。用电脑的那组人也极力做同样的事，他们在屏幕上打开好几个窗口、不停地上下翻页寻找需要的内容，整个过程痛苦不堪，一个家伙甚至对自己的电脑大吼大叫起来。

　　电脑隔开了人们的距离

　　为了要将所有的东西都电脑化，管理人员可能会破坏了过程中应起支撑作用的东西。英国的警察曾遇到了这样的麻烦。由于总部要求提高效率(通常这意味着电子化)，警方命令治安警察带着手提电脑工作，试行的工作包括记录罪案证人的证词。结果他们发现证词的质量每况愈下。后来他们发现，在电脑上写东西使得警察与证人谈话时产生了距离。这也是记者不会直接在电脑上作记录的原因，因为他要进行眼神的沟通。

　　自动化在工作的许多领域达到了不错的效果，结果管理人员渐认为任何事物都可以自动化，但其实工作中最重要的东西是最难自动化的。电脑在某些位置是个不错的玩艺，而它们最合适的位置是在适当铺满纸张的办公桌上发挥自己适当作用。